Passer au contenu

Site officiel de la ville de Villetaneuse

Intranet
Plaine commune
Intranet

#FAJE2021 - Assistant·e administratif·ve

Secrétaire

 

  • OBJECTIFS DU POSTE

Il/elle apporte une aide permanente au service en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Comme l’ensemble des membres de l’équipe, il/elle participe à la mise en œuvre de missions du service au sein de la municipalité principalement en recevant et en orientant le public cible.

  • ACTIVITES PRINCIPALES
  • Accueil téléphonique, filtrage, accueil physique des usagers, enregistrement et prise de connaissance  du courrier.
  • Frappe et mise en forme des courriers et rapports, classement, archivage.

  • Organiser la vie du service : prise de rendez-vous, création d’outils de travail…

  • Assurer la rédaction d’actes administratifs (conventions, décisions…)

  • Réaliser la gestion administrative des dossiers du personnel : demandes de recrutement, suivi des éléments de paie…

  • Gérer, en lien avec le responsable de service, le suivi des différents dossiers

  • Assurer l’organisation et la représentation de la mairie lors de réunions.

  • POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
  • Rattachement hiérarchique au responsable du service
  • RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
  • Ligne hiérarchique.
  • Les agents du service.
  • L’ensemble des services municipaux.
  • Les prestataires et partenaires.
  • Les administrés.
  • Ponctuellement avec les élus.
  • SAVOIR-FAIRE REQUIS
  • Connaissance des règles de finances publiques.
  • Sens de l’organisation, rigueur et maîtrise des délais.
  • Qualité rédactionnelle : bon niveau d’orthographe et de syntaxe exigés.
  • Connaissance du fonctionnement des instances municipales et des circuits de décision.
  • Maîtrise des procédures administratives (arrêtés, décision, délibération, contrôle de légalité…).
  • Capacité de travail en équipe.
  • Capacité d’adaptation à des missions différentes et à divers publics.
  • Sens du service public.
  • CONNAISSANCES ASSOCIEES

Technique

de secrétariat

Circuits et procédures administratives

Connaissance du fonctionnement institutionnel

 

Outils bureautiques

Règles de comptabilité publique

Connaissance du public adolescent

3

3

2

2

2

2

1 : Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies

  • EXPERIENCE CONSEILLEE POUR L’EXERCER
  • Formation niveau bac secrétariat /BTS secrétariat souhaité.
  • Expérience exigée sur poste similaire.

CONDITITONS D’EXCERCICE

  • Poste à temps complet : 35h hebdomadaires avec possibilités d’assurer des permanences le vendredi soir et le samedi matin durant la période d’inscription aux séjours vacances.
  • Des déplacements professionnels sont possibles sur le département: trésorerie, achat de billetterie…
  • Travail possible en soirée de façon ponctuelle (évènements pilotés par le service)
  • Congés et absences à planifier en alternance avec le responsable de service
  • Prévention médicale requise :

Travail sur poste informatique   (85% du temps)
 

Cette offre vous intéresse ?

Joignez votre CV et votre LM par mail à l'adresse faje@mairie-villetaneuse.fr

Une réponse vous sera adressée dans les meilleurs délais
Partager sur Facebook Partager sur Twitter Partager par email Imprimer la page