Chargé·e d'Accueil

Offre d'emploi publiée le 5 mai 2022 | Date-limite de dépôt des candidatures le lundi 30 mai 2022,

Objectifs du poste

• Recevoir, renseigner et orienter les usagers après la fermeture des services ;
• Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et/ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature ;
• Assurer diverses tâches complémentaires.

Activités principales

• Accueil physique et téléphonique des personnes de 17h à 21h ;
• Accueil physique et téléphonique des personnes le samedi matin (et l’après-midi si mariage) ;
• Complément des hôtesses d’accueil ;
• Remise de clefs, etc. ;
• Transmission de message, prise de notes ;
• Mise à disposition et actualisation des présentoirs d’information, affichages, etc. ;
• Assurer diverses missions nécessaires au bon fonctionnement des services : aide à la reprographie, préparations de salles en fonction de leur utilisation, aide à l’appariteur, etc.

Positionnement hiérarchique

• Rattachement hiérarchique au Pôle Assemblée.

Relations professionnelles les plus fréquentes

• Ligne hiérarchique ;
• Agents et usagers pour toute réponse à des demandes d’information, de renseignements.

Savoir-faire requis

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics ;
• Gérer ses émotions, son stress ;
• Sens de l’organisation, savoir prioriser ;
• Identifier/analyser des situations d’urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions ;
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
• Reformuler une demande (d’information, de renseignement, etc.) et en résumer les points-clés, en faire une synthèse ;
• S’exprimer en face-à-face auprès d’une ou plusieurs personnes ;
• Aisance téléphonique ;
• Savoir prendre des notes ;
• Se repérer et s’orienter dans l’espace.

Connaissances associées

Connaissances générales (1) / détaillées (2) / approfondies (3).

• 2 : Accueil téléphonique ;
• 2 : Communication/Relations interpersonnelles ;
• 2 : Géographie et topographie de l’établissement ;
• 2 : Organisation et fonctionnement interne de la collectivité.
• 1 : Logiciel dédié à l’accueil et à l’orientation des personnes.

Expérience conseillée pour l'exercer

• Expérience souhaitée sur un poste d’accueil.

Correspondances statutaires éventuelles, rémunération et gratifications

• Filière administrative ou technique, Catégorie C, Cadre d’emploi des adjoints administratifs/techniques territoriaux ;
• Traitement indiciaire + Indemnité de Résidence + NBI 10 points  + Prime mensuelle de service public.

Conditions d'exercice

• Poste à temps complet : 35 heures 30 hebdomadaires du lundi au vendredi de 14h30 à 16h30 et de 17h00 à 21h00 samedi matin de 8h30 à 14h ;
• Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et récupérables ;
• Horaires pouvant variés en fonction des obligations de service public ;
• RIFSEEP : Fonctions d’exécution ;
• Prévention médicale requise : port de charge lors de l’aide à la reprographe et la mise en place des salles de réunions.